Необходимый перечень документов для подготовки зачастую формируется индивидуально, исходя из целей, условий поездки, обстоятельств заявителя и категории выбранной визы.
Для удобства документы можно разделить на несколько групп:
Основные документы — внутренний паспорт, заграничный паспорт, фотографии, документы, подтверждающие занятость, а также финансовые документы.
Дополнительные документы заявителя — свидетельство о браке, свидетельства о рождении детей, документы на имущество, а также иные документы, подтверждающие личные, семейные, имущественные обстоятельства, жизненную ситуацию заявителя или информацию, относящуюся к поездке.
Документы приглашающей стороны — приглашение, официальное подтверждение проживания, гарантийное обязательство о покрытии расходов, документы, подтверждающие личность и законное проживание приглашающего, а также документы, подтверждающие наличие жилья для размещения заявителя.
Маршрутные документы — билеты, подтверждение проживания, маршрут или программа поездки, документы о внутренних перемещениях, бронирование транспортных средств, а также иные документы, подтверждающие маршрут, условия и цель путешествия.
Окончательный визовый комплект формируется индивидуально с учётом требований конкретного консульства, категории визы, цели поездки и обстоятельств заявителя.
При этом значение имеет не только наличие необходимых документов, но и логика их формирования, взаимосвязь между ними, надежность, а также то, насколько они последовательно подтверждают обстоятельства заявителя, цель поездки и соответствуют требованиям конкретного консульства. Именно целостность и согласованность визового комплекта являются одним из ключевых факторов, влияющих на итоговое решение по визовому заявлению.